La optimización de turnos en empresas: Eficiencia y productividad

17/04/2016

Caracterizando el trabajo a turnos

La optimización de turnos es un proceso fundamental en las empresas que utilizan como forma de organización los turnos de trabajo. En DMS somos conscientes de esto, y ayudamos a las Pymes a optimizar su gestión mediante soluciones de software que posibilitan la optimización de turnos de trabajo. Pero, ¿Qué es y cuáles son las características principales del trabajo a turnos?

El Estatuto de los Trabajadores define el trabajo a turnos como “toda forma de organización del trabajo en equipo según la cual los trabajadores ocupan sucesivamente los mismos puestos de trabajo, según un cierto ritmo, continuo o discontinuo, implicando para el trabajador la necesidad de prestar sus servicios en horas diferentes en un período determinado de días o de semanas”.

El trabajo a turnos es una práctica habitual en ciertas empresas u organizaciones que así lo requieren por sus características específicas del servicio que ofrecen o de sus procesos productivos: Hospitales, policía, seguridad, empresas de producción, call-centers, etc.

Turnos de trabajo: Call-center Turnos de trabajo: Hospital Turnos de trabajo: Línea de producción

Dentro del trabajo a turnos, existen diferentes formas de organización:

  • Sistema discontinuo: Organizado en dos turnos: Uno de mañana y uno de tarde. El trabajo se interrumpe normalmente por la noche y el fin de semana
  • Sistema semi-continuo: la interrupción es semanal. Organizado en tres turnos: mañana, tarde y noche. La interrupción es semanal, con descanso los domingos
  • Sistema continuo: El trabajo queda cubierto durante todos los días de la semana y 24 horas al día, de manera ininterrumpida. Organizado en tres turnos: mañana, tarde y noche.

Estudios realizados sobre el tema, demuestran la necesidad de que el trabajo a turnos esté óptimamente organizado con el fin de garantizar una eficiente productividad o servicio de la empresa pero, a la vez, minimizar los efectos que este tipo de planificación causan sobre los trabajadores, especialmente sobre los que trabajan en turnos nocturnos:

  • Alteración en los ritmos biológicos
  • Alteraciones del sueño
  • Difícil planificación de la vida familiar y social
  • Estrés

Mejorar las condiciones del trabajo a turnos supone actuar a nivel organizativo y, aunque no existe un proceso de optimización de turnos de carácter general, sino que esto dependerá de las características de cada empresa, sí pueden establecerse ciertos criterios para lograr unas condiciones óptimas. Las actuaciones deben basarse, de manera general, en dos premisas:

  • Adaptación del trabajo a turnos a las características de la empresa u organización: Estructura, tamaño, ubicación, actividad que realiza, organización departamental, demanda existente, etc.
  • Adaptación del trabajo a turnos a la estructura de recursos humanos de la empresa:
    • Adaptación de los horarios y los turnos al número de trabajadores existente y a sus diferentes perfiles profesionales
    • Respeto máximo al bienestar del trabajador

Qué es la optimización de turnos

La optimización de turnos puede definirse como el proceso de organización de las actividades de una empresa en turnos de trabajo, de manera que se logre la mayor productividad o el mejor servicio a los clientes, utilizando los recursos de la manera más efectiva y asegurando el menor impacto sobre el bienestar de los trabajadores.

La optimización de turnos está incluida dentro de los procesos de Workforce Management, que permiten realizar una gestión óptima de los recursos humanos de una empresa.

La optimización de turnos de trabajo

El objetivo principal de la optimización de turnos es encontrar asignaciones eficientes que permitan cumplir con la demanda existente a un costo aceptable, y al mismo tiempo evitando violar contratos laborales o restricciones legales. Esto implica los siguientes objetivos específicos:

  • Determinar la dotación óptima de personal requerida para satisfacer la demanda existente
  • Minimizar los costos de producción o servicio
  • Contar con estrategias de planificación ante contingencias (vacaciones, bajas laborales, absentismo, etc.) o variaciones de demanda
  • Garantizar la eficiente comunicación entre turnos con el fin de evitar errores y problemas en los cambios de turno
  • Detectar la influencia que tiene el sistema de turnos de trabajo en el rendimiento y en los resultados de la empresa.
  • Proteger el bienestar de los trabajadores, identificando los problemas existentes y las causas que los generan con el fin de minimizarlos y lograr una mayor satisfacción del empleado.

Del cumplimiento de estos objetivos, derivan las ventajas de realizar una optimización de turnos en una empresa u organización:

  • Reducción del coste asociado a nóminas, tras la optimización de los recursos humanos requeridos
  • Ofrecimiento de un alto nivel del servicio al usuario
  • Contar con datos e indicadores de gestión que permitan controlar la trazabilidad y el desempeño continuo del trabajo a turnos dentro de la empresa
  • Mejora en la satisfacción de los trabajadores, lo que redundará en un más eficiente desempeño de su trabajo y una mayor implicación con la empresa.
  • Evitar el incumplimiento de restricciones legales o derivadas de los contratos de trabajo.

¿Cómo lograr la optimización de turnos en tu empresa?

La optimización de turnos es un proceso complejo que requiere seguir unos procedimientos adecuados para manejar las diferentes variables implicadas en el proceso.

Una asignación manual de turnos de trabajo puede funcionar en empresas u organizaciones con un número extremadamente reducido de trabajadores, pero resulta ineficaz para empresas de mayor tamaño, en las que además pueden existir factores no estáticos como variaciones en la demanda, restricciones, contingencias e imprevistos, etc.

Se requiere, por tanto, abordar la optimización de turnos utilizando herramientas informáticas, más o menos complejas dependiendo de las características y requerimientos de cada empresa, que utilicen técnicas avanzadas de análisis de datos (normalmente programación lineal).

Software para la optimización de turnos

Los inputs al modelo de análisis incluirán:

  • Datos sobre los recursos humanos de la empresa
    • Número de trabajadores
    • Perfiles profesionales
    • Tipos de contrato
    • Restricciones: Derivadas del tipo de contrato, horarias, legales, etc.
    • Preferencias del personal
  • Datos sobre las características productivas de la empresa
    • Puestos de trabajo
    • Demanda actual por puesto de trabajo (Número de trabajadores exigidos en un puesto de trabajo determinado en un tiempo determinado)
    • Demanda futura prevista
    • Restricciones: Paradas obligatorias, almuerzo, etc.
    • Legislación aplicable

Con estos inputs, y la premisa de minimizar los costes productivos de la empresa, los modelos de análisis darán como resultado, para un periodo de tiempo determinado:

  • Dotación: Cantidad óptima de trabajadores con un perfil específico necesarios para una tarea determinada
  • Scheduling: Asignación óptima de turnos que maximice la producción o el nivel de servicio entregado al cliente
  • Reporting y KPIs: Generación de informes e indicadores de gestión que permitirán a la empresa contar con todos los datos necesarios para gestionar la productividad de manera eficiente y fiable.
  • Evaluación y resolución de escenarios extraordinarios o contingencias

Los software de optimización de turnos permiten manejar toda la información y variables incluidas en el proceso, por complejo que sea, de una manera óptima, con unos tiempos de respuesta muy bajos y minimizando errores. Además, son herramientas parametrizables que se adaptan a las características y necesidades de cada empresa y a sus objetivos y restricciones particulares.

El retorno de la inversión (ROI) realizada para la adquisición de un software de optimización de turnos será significativamente rápido, por lo que constituyen herramientas de gran interés para el empresario, el cual podrá medir y evaluar directamente el ahorro producido a través del propio software.