¿Qué es un calendario de turnos de trabajo?

08/01/2019

Un calendario de turnos de trabajo es la herramienta que te ayudará a gestionar de forma saludable, óptima y libre de errores los turnos de trabajo de tu empresa. Si tienes personal que trabaja “a turnos” sí o sí, necesitas un calendario de turnos de trabajo.

Cómo lo hagas, en qué soporte, cada cuanto tiempo y con qué accesibilidad, son decisiones que tienes que tomar para conseguir que cada vez sea más eficaz y eficiente. Pero necesitar, necesitas un calendario de turnos de trabajo en tu empresa.

¿Qué es un calendario de turnos de trabajo?

Un calendario de turnos de trabajo es esa “planilla” – plantilla en la que se recogen los turnos de tus empleados y/o equipo de trabajo.

Gracias a un calendario de turnos de trabajo, tendrás perfectamente organizado a tu personal y los horarios / días de trabajo – descanso. Un calendario de turnos de trabajo en una empresa con diferentes turnos es “la biblia” ya que ahí aparecerá siempre toda la información relevante para que todo puesto esté cubierto siempre que se necesite.

Con un calendario de trabajo no sólo tú sabrás quién trabaja, cuándo, en qué puesto y quién no, sino que tu equipo podrá conocer en tiempo real sus horarios para así poder planificarse su vida. Recuerda siempre que tener a un equipo feliz es garantía de productividad y pocas cosas hacen más felices que tener turnos saludables y que puedan encajar en sus vidas cotidianas.

Si quieres evitar problemas de que te falte personal en un puesto y durante un turno determinado o que hayas duplicado el equipo en una partida, necesitas un calendario de turnos de trabajo.

¿Qué empresas necesitan un calendario de turnos de trabajo?

Los calendarios de turnos de trabajo son necesarios en empresa que trabajen a turnos. Da igual el tamaño del negocio que si no hay turnos, no son necesarios por grande que esta sea y personal que tenga (hay empresas muy grandes y con plantillas muy bien abastecidas que todos trabajando de 9 a 18 h por ejemplo y no hay turnos. No necesitan calendario de turnos de trabajo).

Pero, por otro lado, hay empresas pequeñas, de por ejemplo 5 empleados que trabajan a turnos y por supuesto, en este caso, se necesita un calendario. Y es que funcionar “de memoria” cuando hay varios implicados, es un auténtico error.

Sin calendario de turnos de trabajo se puede caer en el problema de que alguien se olvide que tenía un turno determinado, que se confundan, que se deje un turno sin cubrir, que no contemplemos un cambio de última hora… Mil y una cosas que se pueden evitar con los calendarios.

Si tu empresa tiene turnos diferentes, necesitas un calendario de turnos de trabajo. Olvídate del tamaño de la empresa, lo que importa es la existencia o no de los turnos. 

La persona responsable de realizar los calendarios de turnos de trabajo

Este es un punto caliente de los turnos de trabajo. ¿Por qué? Porque es una gran responsabilidad. Hacer un calendario de turnos de trabajo no es sólo una actividad mecánica sino que hay que saber cuadrar lo que necesita la empresa con los horarios y lo más complicado, con las necesidades de los trabajadores.

Y es justo ahí donde viene la parte más complicada, saber contentar a todos. “Difícil tarea es” como diría el Maestro Yoda y es que cuando hay turnos por medio y más si son nocturnos, todos querrán tirar para lo que más les conviene y la persona responsable de los calendarios tendrá que hacer auténticos malabares.

Normalmente, esta persona es o el jefe de departamento concreto o la persona de recursos humanos. En empresas más pequeñas puede ser incluso el Ceo (pero recomendamos que esta tarea la delegue en alguien que esté más al día con el resto del equipo porque le va a quitar mucho tiempo de gestión).

Debe ser, sea quien sea, una persona con un cierto nivel de responsabilidad con la empresa, que tenga contacto directo con las personas implicadas en el calendario de turnos y que sepa trabajar con determinación para poner esos turnos y también con empatía para intentar llegar a un acuerdo saludable para todos.

La herramienta más eficaz para hacer calendarios de turnos de trabajo

¿Cómo se hacen los calendarios de turnos de trabajo de forma eficaz? Con herramientas ágiles y que te ayuden a realizar el trabajo sin errores. Una equivocación en un calendario de turnos de trabajo puede ser algo catastrófico. Sí, aunque parezca una exageración, la realidad es que es así.

Valora las consecuencias de dejar un turno sin el personal adecuado y suficiente. Ten en cuenta lo que ocurriría si alguien tiene algo personal organizado porque tenía libre y le has puesto turno… Descontento, decepción y mal funcionamiento del trabajo.

Así que desde ya, lo mejor que puedes hacer es tener una herramienta que te ayude a realizar los calendarios de turnos de trabajo. Hasta ahora lo más habitual era utilizar plantillas de Excel o incluso, libretas (papel y bolígrafo).

Esto último, el papel y el bolígrafo, estaba muy bien antes, hace muuuchos años pero tenemos que tener presente que es algo que no se puede compartir con el equipo, no se puede actualizar en tiempo real, es sucio, está abierto a cometer muchos errores…

En el caso del Excel es algo ya más avanzado pero también hay que ir dejándolo atrás. ¿Por qué? Porque te va a robar muchísimo tiempo trabajar con Excel. Y a día de hoy hay herramientas como Plain que te facilitan la vida.

En Plain, la herramienta de organización y creación de turnos de trabajo, podrás trabajar de forma eficaz y garantizándote no sólo que harás calendarios sin errores sino que optimizarás, de forma automática, todo tu personal.

Sólo tendrás que incluir en la herramienta, una vez, tus necesidades de personal, los turnos – horarios, las personas del equipo y la herramienta te irá ofreciendo posibilidades de calendarios para cubrir todo. Mantenla actualizada y ponla a trabajar a tu favor.

Sea como sea debes organizar y hacer bien los calendarios de turnos de trabajo para que todo funcione correctamente.