Kanban para no iniciados

08/01/2020

Soluciones para la organización y gestión de proyectos hay muchas y muy diversas. Oferta no te va a faltar pero si las analizas con detenimiento descubrirás que las que realmente funcionan son las que se basan en el método estrella (y no porque se venda bien sino porque realmente funciona) de gestión de proyectos. El Método Kanban.

Seguro que a estas alturas has oído y leído mucho sobre esto o al menos, lo has visto de pasada en algún que otro blog o herramienta de gestión. Información al respecto hay y mucha pero, ¿qué es realmente el método Kanban? ¿Para qué sirve y por qué es tan eficaz? Lo descubrimos.

El método Kanban: su esencia

El término Kanban proviene del japonés (que son más que ordenados y eficientes) y significa “tarjeta o cartón”, de ahí su expresión gráfica en todos los gestores de proyectos basados en esta metodología (si no lo has visto aún se trata de una serie de tarjetas en las que incluir tareas de trabajo pero lo veremos más en detalle).

El método Kanban, desarrollado por la empresa Toyota en 1940, tiene como objetivo generar y aumentar la producción de una empresa a través de su eficiencia y la de sus empleados. ¿Y cómo se consigue esto a efectos prácticos? Con la productividad y la ejecución correctamente de las tareas y proyectos acometidos.

El método en sí trata de realizar de forma gráfica y visual un inventario de tareas y su proceso de desarrollo y ejecución. Se desarrolló en un primer momento (en la década de 1940 aún no existían las soluciones digitales actuales) a través de piezas de papel (hoy en día post-it) colocadas de forma que todo el equipo las viese fácilmente y pudiese no solo identificar qué tenía que hacer sino además jugar con ellas para ir avanzando en su estado de desarrollo.

Cómo funciona el método Kanban

Fácil y sencillo, como debe ser cualquier gestor de proyectos (una solución para organizar y ejecutar proyectos no puede suponer un problema ni una dificultad en sí misma).

Organizado en un panel general que alberga el proyecto o proyectos de la empresa (cada equipo debe personalizar el suyo) se incluirán 3 columnas fundamentales en las que ir incluyendo las tarjetas  de tareas. Estas columnas son:

  • To do: tareas a realizar.
  • Doing: tareas en proceso de realización.
  • Done: tareas finalizadas.

De esta forma visual una tarea debería pasar por los tres estados y visualmente, cualquiera que esté implicado en el proyecto podrá, rápidamente y de un solo vistazo, saber dónde está y lo más importante, qué está ocurriendo en el proyecto.

Beneficios del método Kanban

Si aún no estás hecho con este método puede que te surjan dudas y que no entiendas muy bien cuál es el objetivo principal del mismo. Pensarás quizás que cada uno se organice su trabajo y que es responsabilidad individual pero no es precisamente así. En última instancia sí, cada uno es responsable de organizarse sus tareas y tiempo pero un proyecto es algo conjunto que se trabaja en equipo. Y un equipo tiene que tener siempre una visión de lo que hay y ocurre en aquello en lo que está trabajando con otros.

Cuántas veces se ha quedado atascado un proyecto porque no se sabía el estado y el por qué del bloqueo de una tarea en concreto o directamente, la tarea estaba missing (desaparecida). El método Kanban evita esto por completo.

Por lo tanto, el principal objetivo del método Kanban es arrojar orden y claridad en los proyectos y de ahí, el beneficio mayor que es el aumento de la productividad en el trabajo de un equipo.

Si quieres aumentar la productividad de tu equipo, hazte con un gestor de proyectos que incluya o esté basado en la metodología Kanban. El cambio será sustancial y muy rápido.

Tus empleados se verán reflejados en el tablero y por tanto en el proyecto sintiéndose parte del mismo. Asumirán responsabilidad no solo sobre sus tareas sino también sobre las de sus compañeros porque unas afectan a las otras. Estarás despertando la actividad de todos.

Y además, no olvides, que reducirás el tiempo de ejecución de las tareas y proyectos porque todo fluirá con mayor eficiencia y eficacia.

Qué gestor de proyectos con Kanban elegir

Oferta hay mucha, de eso no te va a faltar. Online (recomendamos siempre que sea una solución online por su facilidad de uso y de acceso) encontrarás varios productos muy buenos y óptimos. Analiza ante todo tus necesidades, las de tu equipo y cómo queréis trabajar. También debes tener en cuenta tu presupuesto y a partir de ahí, elegir.

Nosotros, porque lo usamos a diario, recomendamos Billage. Es fácil de usar, está basado por supuesto en la metodología Kanban con tableros y cards y además no solo tienes el gestor de proyectos sino que también incluye facturación y CRM. Un all in one muy asequible y fácil. 100% te recomendamos empezar a usar Kanban, verás modificada a mejor la productividad de tu empresa en muy poco tiempo.