¿Qué es un ERP?

23/04/2017

Si estamos pensando en implementar un ERP en nuestro negocio antes de continuar, lee este post. Necesitas saber con máximo detalle qué es un ERP. ¿Por qué? Porque al hablar de ERP estamos tratando con “asuntos mayores”. Son soluciones más complejas, pensadas para negocios de cierto volumen (si no, no le sacarás partido y estarás perdiendo dinero) y por lo tanto, puede que no lo necesites o al menos, no por ahora. Y si realmente estás preparado para un EPR, saber exactamente qué es te ayudará a elegir el más adecuado para tu negocio.

Qué es exactamente un ERP

ERP [Enterprise Resource Planning? o como diríamos en castellano, “sistema de planificación de recursos empresariales”, es en realidad una herramienta muy potente que ayuda y optimiza la gestión de una compañía. ¿Cómo lo hace? A grandes rasgos y antes de adentrarnos en detalle, un ERP gestiona un negocio a través de la automación de procesos en departamentos clave. Esta es la principal caractaristica de un ERP y es que es una solución pensada, ideada y diseñada para la gestión interna de una empresa. Estará inmerso, el ERP, en departamentos tan importantes como el de logística, distribución o financiero y recursos humanos.

Un ERP NO ES un programa para la gestión comercial. Para eso, tenemos un CRM y debemos utilizar en cada caso la herramienta más apropiada. Lo aconsejable por supuesto es que todo esté conectado y si tienes un ERP, este debería contar con un CRM incluido y con el que fluya toda la información o en su defecto, que tu ERP tenga la capacidad de conectarse con tu CRM. Sea como sea, un ERP no es un CRM ni a la inversa, cada uno ataja áreas diferentes pero sí se complementan.

Planificación de recursos empresariales, ¿qué es?

Cuando definimos ERP lo hacemos diciendo que es un “planificador de recursos empresariales”. En la teoría puede que quede incluso claro pero realmente, ¿sabemos qué es esto de la planificación de recursos empresariales? Entender qué significa es vital para poder saber si necesitamos o no un ERP y cuál debemos elegir.

Debemos saber, en nuestro caso concreto, qué procesos engloba o están dentro de la planificación de recursos empresariales. Los más habituales de estos procesos son áreas tan importantes de nuestras empresas como:

  • Gestión del inventario
  • Facturación
  • Recursos Humanos
  • Contabilidad
  • Gestión de pedidos
  • Gestión de relación con clientes
  • Etc

Con todas estas “partidas” o áreas en tu empresa, hacer una gestión “a mano” o al vieja usanza, actualmente es un despropósito y seguramente estarás perdiendo dinero por falta de efectividad y por pérdidas de producto que ni sabes (porque es imposible coordinar grandes empresas sin herramientas potentes).

Para poder conectar todos los procesos de tu compañía y llevarlos a otro nivel haciendo una gestión de recursos empresariales optimizada, necesitas un ERP potente que los integre en un solo producto – herramienta – lugar haciéndolo todo más fácil, ágil y eficaz y por consiguiente, productivo y rentable.

La sincronización de departamentos con ERP

Con un ERP conseguirás optimizar tu tiempo, tus recursos y tu dinero como nunca antes lo habías hecho. ¿Cómo? Conectando diferentes departamentos y áreas de trabajo para que todo fluya. Gracias a una sincronización de departamentos de forma automatizada a través de un ERP, si se vende un producto de tu almacén, el departamento de ventas no tendrá que avisar a logística ni esté, logística enviar ningún mail a contabilidad para que prepare la factura (en este proceso manual se ha perdido muchísimo tiempo y también información). El ERP se ocupará de todo al tener cada movimiento registrado de forma automática y en tiempo real. Ofrecerá el documento necesario para que el proceso nunca pare desde que se vende un producto hasta que el consumidor lo recibe.

Métricas en un ERP

Por supuesto, si hay algo también fundamental que un ERP ofrecerá serán las métricas y análisis. En cada módulo correspondiente a un área de nuestra compañía, podremos extraer métricas reales y actualizadas al minuto para conocer qué está ocurriendo, cómo y a partir de ahí, tomar decisiones acertadas que cambiarán seguro, el rumbo de nuestra empresa.

¿Cuánto cuesta un ERP?

Pues depende, como todo, de lo que tú necesites. Un ERP, al ser una herramienta muy potente, siempre supone una gran inversión (pero eso, una inversión, no un gasto). Y decimos que es una inversión y añadimos “una buena inversión” porque empresas que carecían de él y después lo han implementado han visto como ha evolucionado la productividad de su negocio y esto siempre, se traduce en ventas – ingresos – beneficios. Si hay más productividad al final, viene la rentabilidad mayor.

Pero volviendo al coste de un ERP, este dependerá del ERP que necesites y ese ERP estará sujeto a las particularidades que quieras implementarle y que vayas a usar. Debes conocer muy bien tu negocio y los departamentos que en él intervienen. Dependiendo de las “partidas” que incluya tu ERP, el coste se irán incrementando. Un ERP tiene una base estándar y a partir de ahí, podrás ir contratando más módulos. De ahí que el precio varíe según tus necesidades.

También el precio variará según los empleados y roles que quieras asignar en el ERP. Dar un precio cerrado, es imposible para un producto como un ERP. Podrás contratar el ERP y “buscarte la vida” o añadir formación por parte del desarrollador (que es lo más aconsejable para que lo conozcas a fondo). Además, después de la inversión inicial deberás añadir el coste del mantenimiento del ERP (coste mensual), el uso del mismo por usuario y por módulo, etc.

¿Para qué tipo de empresa es un ERP?

Normalmente, un gran ERP suele estar más que justificado y se le saca el máximo partido por ejemplo en empresas de logística que cuentan con grandes almacenes y mucho movimiento de mercancía. También se implementan en grandes consultorías o empresas que mueven mucha información.

Por otro lado, las compañías con un volumen muy elevado de personal, también hacen uso de los ERP para asegurarse de que la información fluye de forma correcta y está todo ubicado en un único lugar, conectado y sincronizado.Si estás pensando en implementar un ERP en tu negocio, es un gran paso porque significa que quieres poner orden. Antes de lanzarte a la búsqueda, es bueno realizar una asesoría interna para evaluar qué solución necesitas y cuál es la más adecuada para ti. Se trata de invertir pero hacerlo siempre, con responsabi